Riportok, jelentések

Lekérdezések és riportok készítése közvetlenül Excelbe az Ön ügyviteli rendszerének adataiból.

Gazdaságossági számítások

Értékesítési modellek, jövedelmezőségi és önköltség számítások készítése. Hozzon megalapozott döntést megbízható információk alapján!

Excel riport automatizálás

Spórolja meg a manualitást, készítsen riportokat gombnyomásra! Ami eddig fél óra volt, az most 1 perc lesz.

2013. január 28., hétfő

INDEX HOL.VAN függvény használata


Minden igazán gyakorlott Excel felhasználó már kívülről ismeri az FKERES függvény használatát. FKERES(keresési_érték,tábla,oszlop_szám,tartományban_keres) 

Ugyanakkor számosan közülük még soha nem használták az INDEX HOL.VAN függvény párost. Az INDEX és HOL.VAN függvények együttes használatával egy táblázat bizonyos oszlopának és sorának metszéspontjában található cellaértéket kérdezhetjük le. Hasonlókat tud, mint az FKERES, de bizonyos helyzetekben mégis érdemes ezt használnunk.

Függvények külön-külön

Az egyszerű INDEX függvény egy értéket ad vissza egy cellatartományból egy sorszám alapján.

   = INDEX ( cellatartomány ; sorszám )
     azaz
   = INDEX ( hol keresem ; hányadik elemet )

A HOL.VAN függvény egy adott elemet keres egy cellatartományban, majd visszaadja az elem tartománybeli relatív pozícióját. Ha pontos találatot szeretnénk, akkor az egyezés típusának értéke legyen 0!

   = HOL.VAN (keresési érték ; cellatartomány; egyezés típusa )
     azaz
   = HOL.VAN (mit keresek; hol keresem; egyezés típusa )


Példa

Vegyünk például egy táblázatot, amelynek 2 oszlopa van. Vevőnév, Vevő azonosító. Tegyük fel, hogy egy másik helyen van egy Vevő azonosítónk, és az ottani azonosítókhoz szeretnénk kikeresni a hozzátartozó nevet. Az FKERES-t itt most nem használjuk, mert nem tud a táblázatban az "oszlopokban visszafelé" (balra) keresni. Helyette használjuk az INDEX HOL.VAN függvényt!

klikk a képre a nagyobb méretért


   = INDEX ( hol keresem; hányadik elemet )

behelyettesítve a HOL.VAN függvényt a második paraméter helyére:

   = INDEX ( hol keresem;
                      HOL.VAN (mit keresek ;
                                         hol keresem ;
                                         egyezés típusa ) )

azaz

   = INDEX ( vevőnevet tartalmazó cellatartomány ;
                     HOL.VAN ( vevő azonosító ;
                                          azonosítót tartalmazó cellatartomány ;
                                          pontos egyezés ) )



Mikor használjuk az FKERES helyett?
  • a  keresett érték (függvény eredménye) oszlopa megelőzi a keresési érték (függvény paramétere)  oszlopát.
  • sok oszlop és sok sor esetén (kevesebb erőforrást használ és így gyorsabb Megjegyzés: Leteszteltem, és a 2010-es Excel-ben ugyanazon a nagyméretű táblán a sok tízezer FKERES ill. INDEX HOL.VAN függvény szinte másodpercre pontosan ugyanannyi idő alatt frissült be (~50mp). Az Excel előző verzióiban valószínűleg még volt különbség, a legújabbakban ez eltűnni látszik.)
  • mátrixos táblázatból adatkinyerésre. (főleg változó oszlopsorrend esetén, pl. EXCEL kereszttáblás kimutatások esetén, ahol bármikor egy új elem kerülhet be az oszlopmezőkbe.)


Angol nyelvű oldalak a témában:
http://www.randomwok.com/excel/how-to-use-index-match/
http://blog.contextures.com/archives/2011/01/25/30-excel-functions-in-30-days-24-index/




2013. január 5., szombat

cash flow tippek - likviditásmenedzsment



Egy vállalkozás életében nemcsak a kurrens termék, a biztos ügyfélbázis kulcsfontosságú a sikeres működéshez, hanem figyelni kell arra is, hogy mindig legyen elegendő rendelkezésre álló pénzösszeg. Ebből fizeti ki a munkavállalókat, a beszállítókat, tesz eleget adó- és járulékfizetési kötelezettségeinek.

Van néhány módszer, amelyek alkalmazásával nem kerül kényelmetlen helyzetbe, nyugodtan alhat pénzügyei miatt.
  • Amennyiben partnereivel stabil kapcsolatot alakított ki, megbíznak Önben, kérjen előre fizetést, vagy előleget.
  • Hosszabb időt igénybe vevő munkáknál állapodjon meg előre vevőivel menet közbeni, szakaszos fizetésről. (munka állásától függően, vagy havi, heti, napi fizetés)
  • Banki kölcsön szükség esetére.
  • Amint végzett a munkával, rögtön állítsa is ki a számlát. Ne várja meg ezzel a hét vagy hónap végét.
  • Világosan és jól láthatóan tüntesse fel számláján a fizetési határidőt, módot.
  • Kínáljon fel valamilyen kedvezményt a előre fizetés vagy lejárat előtti fizetés esetén. (Ez lehet plusz szolgáltatás, ajándék, egyéb kedvezmény a későbbi rendeléseire. Ezzel egyben ösztönözzük is az üzleti kapcsolat további fenntartására.) Ezt szintén tüntessük fel a számlán.
  • Ne növelje a vevői hitelkeretet. Helyette kérje őket számláik gyorsabb kiegyenlítésére, és szállítson több tételben, időben kiegyenlítettebben.
  • Ne adjon hitelt, új nagyobb partnereinél végezzen hitelképesség vizsgálatot.
  • Ha bizonyos vevői rendre késedelmesen fizetnek, növelje az általuk fizetendő árakat. Ha reklamálnak, akkor mutassa be nekik a korai fizetéshez kapcsolódó kedvezményeket.
  • Hagyja elmenni legrosszabb ügyfeleit. Számítsa ki a jövedelmezőségüket, a számukra nyújtott hitelek költségét. Vizsgálja meg a vevőkövetelés és szállítói tartozások átfutási idejét. A bank dolga a hitelezés, nem az Öné.
  • Tárgyaljon beszállítójával az árcsökkentésről illetve a hitelkeret kibővítéséről, fizetési határidő meghosszabbításáról.
  • Versenyeztesse meg beszállítóit, hirdessen tendereket.
  • Új beszállítók feltérképezése és meghívása a kiírt tenderekre.
  • Nemzetközi kereskedelem esetén az árfolyamkilengések hatásának tompítására fedezeti ügyletek kötése.
  • Hitelkártya használata. Amennyiben a hónap végén mindig kiegyenlíti a fennálló egyenleget és a használatának nincsen költsége, ezen típusú kártyák nagyon költség hatékonyak.
  • Használjon elektronikus banki átutalásokat. A banki rendszerek nyilvántartásai segítenek Önnek az áttekinthető cash flow menedzsmentben.
  • Kérje partnereit az elektronikus banki átutalások használatára.
  • Kerülje a banki kölcsönök túlzott használatát, amennyiben tulajdonosi kölcsönnel is megoldható a helyzet. A banki kölcsön kamatai folyamatosan apasztják a működő tőkét, a tulajdonosi kölcsönt pedig azonnal visszakérheti, amennyiben fellendül vállalkozása forgalma.
  • Végezzen érzékenység vizsgálatot. Ez könnyedén megvalósítható egy táblázatkezelő programmal (pl. Excel). Azonosítsa be azokat a költség típusokat, amelyek változása a leginkább érinti az Ön üzletmenetét. Csökkentse a kockázatokat ezen költségek mérséklésével (leépítés, hatékonyabb technológiák alkalmazása).
  • Fontolja meg a bankváltást. Némely bank nagyon kedvezményes elektronikus bankolást kínál az (új) ügyfeleinek.
  • Nagyobb cégek esetén lehetőség van a banki kondíciók újratárgyalására, ne hagyja ki ezt a lehetőséget!


Gondolja át, mi használható fel a fentiekből az Ön vállalkozására vonatkozóan és lásson hozzá még ma a megvalósításhoz!

Olvassa el az alábbi bejegyzést is:
Cash Flow

Excel fájl méretnövekedés

Probléma: Excel fájl mérete indokolatlanul nagy

Ha azt tapasztaljuk, hogy Excel fájlunk mérete minden ok nélkül rendkívül megnőtt, akkor annak hátterében leggyakrabban a formázás nem megfelelő használata áll. Egy Excel fájl mérete drasztikusan megnövekszik, ha a formázásnál (legtöbbször adatok kiemelése háttérszínezéssel) nem csak a megformázni kívánt területet, hanem az egész sort vagy oszlopot formázzuk. 

Míg az Excel korábbi verzióiban kb. 65 ezer sor és 256 oszlop volt, addig a 2007-es verziótól kezdődően már 1 millió sorra és 16 ezer oszlopra teszi rá ilyenkor a formázást az Excel. Ennek mentése nagyságrendekkel nagyobb tárhelyet igényel.

Megoldás: Excel fájl méretének csökkentése a formázás levételével (üres cellákról)

1. Indítsa el a Kezdőlap fülön, a Szerkesztés csoportban az Irányított kijelölés opciót (gyorsabb ha F5-öt nyom, majd Irányított opciót).

2. Üres cellák opció kiválasztása, majd Ok.

3. Kezdőlapon Szerkesztés csoportban az Összes törlése opció kiválasztása.

Klikk a képre a nagyobb méretért

4. Menjünk el az utolsó használt sor alá, jelöljük ki a sort. Majd Ctrl+Shift+le nyillal jelöljük ki az összes maradék sort.

5. Itt is használjuk a 3-as pontban leírt összes törlését.

6. Menjünk el az utolsó oszlop után és Ctrl+Shift+jobbra nyíllal jelöljük ki a többi oszlopot.

7. Innen is töröljünk mindent.

8. Más névvel mentsük a fájlt.

Excel kimutatás

Amennyiben Excel kimutatást is tartalmaz a fájlunk, és már nincs szükség a benne lévő adatokra, akkor jelöljük ki a kimutatás területét és töröljük. Sok (tíz-, száz-)ezer soros kimutatás esetén excel fájlunk egyenesen fellélegzik!