Excel dizájn

Az Excelben való munka során gyakran van szükség komplex, bonyolult összefüggéseket tartalmazó modell felépítésére. A következő néhány tipp segít, hogy a szofisztikáltság ne menjen a használhatóság és átláthatóság kárára.

• A modell felépítése során érdemes az alábbi általánosan elfogadott tagolást követnünk:
  
  
  1. Paraméterek megadása (inputs)
  2. Kalkuláció (calculation)
  3. Eredmény megjelenítése (output)
  
  
  Amennyiben a modellünk kevés változót és egyszerű számításokat tartalmaz, ez a hármas tagolás elférhet egy munkalapon is. Ugyanakkor ha sok paraméterrel és összetett kalkulációval van dolgunk, szükséges lehet az egyes részeket külön-külön munkalapokra elhelyezni.
  
  Személy szerint én a fenti klasszikus hármas bontást kiegészíteném egy 0. és egy 4. ponttal.
  

  0.   Használati útmutató. 

  Mindenki volt már abban a helyzetben, hogy újoncként vagy szabadságát töltő kollégájától kapott meg egy feladatot, és kellő rutin és ismeret hiányában nem, vagy csak szenvedéssel tudta befejezni. A felhasználóbarátság érdekében minden modellnek egy használati útmutatóval kellene kezdődnie!

  
  

  4.   Számítások eredményeinek ellenőrzése

  
  

  Összetett és bonyolult, szerkezetében gyakran változó modelleknél nagy az esély, hogy a képletek "elmásznak", ezáltal rossz értékeket kapunk. Az igazi baj akkor kezdődik, amikor ezt nem vesszük észre. Ha van egy olyan része munkafüzetünknek, ami ellenőrzi a főbb sarokszámokat, elejét vehetjük ennek a problémának.

  
  
  
• Formázás használata
  
  Legfontosabb szabály: Kerüljük a színek túlzott használatát! A kevesebb néha több.
  
  

1. A paramétereket tartalmazó cellák hátterét érdemes egy állandó színnel jelölni. 
2. A kalkulációnál lehetőség szerint kerüljük el a színek használatát. A szegélyek használata indokolt lehet pl. egy közbenső eredmény kiemelésére. Ez egyben olvashatóvá, visszafejthetővé teszi számításunkat.
3. Az eredmények megjelenítésénél bánjunk szűkmarkúan a formázással. Próbáljunk inkább az eredmények megfelelő elrendezésével kiemelni a lényeget.

• Ellenőrző képletek
  
  Emberek vagyunk, hibázunk. Éppen ezért soha ne gondoljuk azt, hogy képleteink mindig jól számolnak. Akár egy plusz oszlop utólagos beszúrásával is hibássá válhat egy képlet eredménye.
  Minden esetben használjunk ellenőrző képleteket a fontosabb összegzésekre! Különösen fontos ez akkor, amikor munkafüzeten kívülről is veszünk adatokat, illetve fontos, hogy a számításunk eredménye más munkafüzet értékeivel összhangban legyen.

• Paraméterek használata
  
  Mindig használjunk paramétereket, hivatkozásokat! Előnye, hogy csak egyszer kell megadni az inputot, és változásakor azt csak egy helyen kell módosítani. Ha beégetjük a paramétert a képleteinkbe és a paraméter értéke megváltozik, rémálom annak visszakeresése. Ráadásul gondoljunk megint csak arra, hogy esetleg nem csak mi fogjuk a jövőben a munkafüzetet használni!

• Képletek egyszerűsítése
  
  Sok esetben nem tudjuk kikerülni, de ahol lehet, ne használjunk többszörösen egymásba ágyazott képletek használatát. Helyette emeljük ki a belső függvényt/képletet egy másik cellába, és erre a cellára hivatkozzunk. Illetve az Excel rengeteg beépített függvénnyel rendelkezik, és lehet találunk egy sokkal alkalmasabb függvényt az általunk eredetileg használni kívántnál.

• Cella adattartalmáról tájékoztatás
  
  "Mennyi? 30. Mi 30? Mi mennyi?" Egy szám  önmagában egy külső szemlélőnek (és egy év múlva lehet már nekünk sem) nem sokat mond. Tegyük beszédessé a számainkat azzal, hogy
• vagy elnevezzük a cellát,
• vagy az értéket tartalmazó cella mellé/fölé megnevezést írunk
• vagy megjegyzést szúrunk be a cellához

linkek:
http://www.auditexcel.co.za/Good%20Spread%20Design%20Project.html
http://www.ozgrid.com/Excel/ExcelSpreadsheetDesign.htm